Le départ d'un collaborateur, qu'est ce que ça implique ?

Un collaborateur quitte ton entreprise. Ce n'est jamais une situation agréable, que ce soit un départ prévu ou soudain. Que ce soit pour des raisons personnelles, professionnelles ou imprévues, la question du contrôle des informations, des accès et de la gestion des données est un sujet important.

Il n’y a pas toujours de drame. Mais les chemins peuvent se séparer, de gré, de force :

🎉 Une grossesse

🍾 Un nouveau projet

😞 Une maladie

😤 Un désaccord ou une dispute

🙏🏽 Un décès soudain

Quelque soit la raison deux cas de figure :

• Tu as la main sur votre système

  • 🔐 Tu peux retirer ses accès immédiatement

  • 🗂️ Tu récupères tout l’historique de son travail

  • 📬 Tu reçois les futurs messages à sa place

• Il a la main sur ton système :

  • 🚫 Il te retire l’accès à SES comptes

  • 📁 Il part avec TON historique

  • 📨 Il reçoit encore les messages de tes clients… et fait ce qu’il veut avec

Dans cet article, on va aborder ce que cela implique et pourquoi il est essentiel de prendre des mesures pour éviter les désagréments. Et si tu pouvais anticiper et te protéger contre les risques liés à un départ prévu comme imprévu ? Le tout en préservant ton business et en sécurisant les données sensibles de ton entreprise. C’est ce que l’on va voir ici !

Le départ d’un collaborateur, qu’est-ce que ça implique vraiment ?

Que tu sois une petite entreprise ou une structure plus grande, la perte d’un collaborateur a toujours un impact. Et quand il s’agit de départs imprévus, cela peut rapidement tourner au vinaigre si tu n’as pas mis en place les bonnes pratiques. Le plus grand risque ? Perdre le contrôle de tes informations et de ta communication avec tes clients.

Voici les scénarios possibles :

• Un départ prévu : peut-être que ton collaborateur a bien préparé son départ, mais qu'en est-il des informations sensibles, des projets en cours et des données qui étaient sous sa responsabilité ? Si tout est organisé et documenté, tu es en bonne voie.

• Un départ imprévu : maladie, départ précipité, désaccord… ou pire, un décès. Dans ces cas-là, la situation peut devenir bien plus compliquée. Il faut rapidement reprendre la main sur les outils de travail, les accès aux comptes, et bien sûr, la communication avec les clients.

  
  

Les conséquences d’un départ non maîtrisé

Prenons l'exemple d'une situation où tu n’as pas contrôlé les accès de ton collaborateur. Que c'était l'utilisation de compte personnel. Celui-ci part et conserve l’accès à ses comptes car ils lui appartiennent : boîte e-mail, outils collaboratifs, systèmes de gestion des clients… et cela, même après son départ.

Quels risques cela peut-il entraîner ?

• Des données perdues : Si ton collaborateur ne t’a pas laissé l’historique complet de son travail, tu risques de perdre des informations précieuses.

• Une communication floue : Si ton collaborateur continue de recevoir les e-mails de tes clients après son départ et qu'il y répond cela peut semer le doute chez tes clients et nuire à ta crédibilité. De plus il peut décider de détourner ta clientèle.

Comment reprendre le contrôle ?

La solution ? Mettre en place un système professionnel et sécurisé dès le départ. Un simple changement de méthode peut réellement protéger ton activité, et ce, à moindre coût.

Mettre en place un nom de domaine propre à ton entreprise

L’un des premiers gestes à faire pour éviter une usurpation d’identité et garder la maîtrise de tes outils professionnels, c’est de créer un nom de domaine dédié à ton entreprise. Ça paraît simple, mais c’est déjà une grande avancée.

Avec un nom de domaine propre à ton entreprise, tu peux avoir des adresses e-mail professionnelles à ton nom, comme contact@monentreprise.com, et non pas un e-mail générique comme tonnom@gmail.com. Cela permet non seulement de renforcer la crédibilité de ton entreprise mais aussi de garantir que toute la communication se passe sous ton contrôle.

Centraliser la gestion des accès et des informations

Il est important de centraliser la gestion des comptes. Par exemple, au lieu de laisser un collaborateur utiliser son propre compte e-mail, il est préférable d’utiliser des outils de gestion qui te permettent de contrôler les utilisateurs et leurs permissions.

Cela t’évite les mauvaises surprises lorsque quelqu'un part. Tu peux retirer l'accès aux différents outils de façon instantanée et ne pas t'inquiéter de l'avenir des informations laissées dans son sillage.

Utiliser une messagerie professionnelle et une plateforme de collaboration

Une messagerie professionnelle te permet de mieux gérer les e-mails entrants et sortants, d’éviter les confusions et d’organiser ta communication de manière optimale. De plus, pas mal d'outils Microsoft Teams permettent de centraliser la gestion des projets et des tâches. Tout le monde dans ton équipe sait où aller chercher les informations, et tout est bien organisé.

Le coût de la tranquillité : un investissement qui en vaut la peine

Alors, combien ça coûte ? Franchement, pas grand-chose par rapport à la tranquillité d’esprit que ça t’apporte.

• Un nom de domaine coûte entre 10 et 20 € par an.

• Une messagerie professionnelle coûte environ 7 € par mois par personne.

• Pour une équipe de 5 personnes, cela te revient à 35 € par mois, plus le coût du nom de domaine.

Et là, tu as la garantie d’un système sécurisé, centralisé et organisé. C’est bien moins cher que de courir après des informations perdues ou de subir des dommages à cause d’un départ mal préparé.

Et si tu n’as pas encore pris ces mesures ?

Il est encore temps de mettre en place ces outils et de sécuriser ton business. Ne laisse pas un départ imprévu ou une usurpation d’identité te mettre dans une position délicate. Garde le contrôle de tes outils de travail et de ta communication en ligne.

L’action la plus simple à faire est d’investir dans un nom de domaine professionnel et de commencer à utiliser une messagerie professionnelle. Cela peut réellement faire une énorme différence dans la gestion de ton activité, même si tu n’as pas encore rencontré de difficultés.

Conclusion : La sécurité et la tranquillité avant tout !

Gérer les départs de collaborateurs sans paniquer, tout en conservant le contrôle sur les informations sensibles et les échanges avec tes clients, c’est possible. Il suffit de mettre en place les bons outils, de sécuriser tes communications et d’avoir une vision claire sur les accès aux outils. Le nom de domaine et la messagerie professionnelle sont des solutions simples, efficaces et à petit prix, mais elles peuvent sauver ton business d’un chaos inutile.

Alors, prêt à sécuriser ton entreprise ? Il est temps d'agir avant que la situation ne devienne un problème. Garde une longueur d’avance, et tout ira bien !